Antoinette Vriend (programmamanager), Estivani Kemerink op Schiphorst (lid stuurgroep inkooptraineeship regio Twente) en Daniël Jannink (inkooptrainee) vertellen erover. Hoe werd de samenwerking ingericht en wat is ervoor nodig om trainees te interesseren en te behouden?

De initiatiefnemers voor het traineeship waren Saxion en de Universiteit Twente. Zij hebben aan Gemeente Enschede, Gemeente Hengelo en Waterschap Vechtstromen gevraagd om aan te sluiten. In regionaal overleg constateerden ze dat het uitdagend is om het juiste talent te vinden. Het vak van inkoopprofessional in de publieke sector is dynamisch. Er spelen grote belangen –  het gezamenlijk inkoopvolume bedraagt meer dan 1 miljard – en de behoefte aan goed opgeleid talent is groot.

Interessante aanpak
Het idee en de uitvoering leiden tot een interessante aanpak, waar je op diverse manieren naar kunt kijken. Voor het traineeship zijn mensen geselecteerd die goed zijn opgeleid en snel informatie opnemen. Ze krijgen betaald als een junior inkoper. De organisaties investeren in hun opleiding en geven meer aandacht aan de trainees dan aan andere inkopers. Wat maakt die regionale investering rendabel? Wat is de ‘bijvangst’ afgezien van het oplossen van de schaarste aan opgeleid talent en het behouden van Inkooptalent voor de regio? Met de samenwerking en de inrichting van dit traject wordt intern kennis opgebouwd en leren de organisaties al doende van elkaar. Hoe kan dit blijvend voordeel opleveren? Hoe kan HR een overkoepelende strategische rol spelen? Is het mogelijk de voordelen en de ‘winst’ meetbaar te maken?

[quote]
“Samen zorgen wij ervoor dat inkooptrainees vijf verschillende organisaties in het publieke domein goed leren kennen en ervaring opdoen.”

Passen en meten om de aanpak uitvoerbaar te maken
Programmamanager Antoinette Vriend (inkoopconsultant en specialist in veranderingstrajecten), werd aangesteld om de samenwerking te begeleiden. “De stuurgroep maakte allereerst een plan van aanpak,” vertelt zij. “Het programma is opgebouwd uit de  aandachtsgebieden (programmalijnen) HRM, Marketing en Communicatie en Inhoud. De programmalijnen worden aangestuurd door inkoopverantwoordelijken van de vijf organisaties. Per programmalijn werd er een werkgroep gevormd van HR experts (HRM), Communicatie experts (Marketing en Communicatie) en Inkoop experts van de vijf organisaties. Daarna stonden we voor de vraag wat de best passende rechtsvorm zou zijn, waarbij is gekozen voor een samenwerkingsovereenkomst waarbij het werkgeverschap van de trainees bij een van de organisaties werd belegd. Vanuit fiscaal en financieel oogpunt viel de keuze op Universiteit Twente. Vervolgens werd er een samenwerkingsovereenkomst opgesteld. Dat was uitdagend, enerzijds vanwege de cao’s van de vijf organisaties die van elkaar verschilden en anderzijds omdat de btw-problematiek van de gemeenten afwijkt van die van de overige drie organisaties.”

“Wanneer je vijf juristen, vijf inkoopmanagers, vijf communicatiemedewerkers  en dito logo’s op één lijn wilt brengen, is er juridisch, fiscaal en inhoudelijk veel af te stemmen. Een kwestie van overleggen, doorzetten en verbindende oplossingen vinden,” verklaart Antoinette.

Regionale samenwerking bij inkoop stimuleren en van elkaar leren
“Wij zijn dit traject gestart vanwege de voordelen op lange termijn,” vertelt Estivani Kemerink op Schiphorst. “Wij willen de dynamiek en verandercompetenties in de betrokken organisaties stimuleren met de frisse blik van trainees. We leren van de gemeenschappelijke inkoopthema’s waaronder duurzaamheid. Ook de kans op samenwerking tussen de gemeenten Enschede en Hengelo bij aanbestedingstrajecten kan hierdoor worden verkend.”
“De onderwijsinstellingen vinden dit ook interessant,” voegt Antoinette Vriend toe. “Binnen de HBO’s, zoals ook Saxion, is inkoop meestal een module binnen de opleiding facility management of bedrijfskunde. Universiteit Twente biedt al een Master Purchasing en Supply Management. De verkenning is gestart om een minor Inkoop te ontwikkelen. Deze aanpak levert daarvoor de nodige input.”

Bijkomende voordelen nu al merkbaar
“Inkoopadviseurs en HR medewerkers van de verschillende organisaties hebben elkaar inmiddels beter leren kennen. Medewerkers van de gemeenten stappen nu makkelijker over naar het waterschap. De drempel voor doorstroming van talent van de ene naar de andere organisatie is lager geworden. Zo behouden we ervaren mensen voor de publieke sector in de regio en is er meer synergie in geleerde lessen tijdens inkooptrajecten,” vertelt Estivani Kemerink op Schiphorst.

Wervingscampagne en selectietraject
“Voor dit traineeship werd een campagne ingericht met een wervingssite. De timing was belangrijk, want wij wilden het selectietraject voor de zomervakantie hebben afgerond,” vertelt Antoinette Vriend. “We moesten concurreren met andere lopende campagnes voor traineeships in de regio. Toen onze campagne van start ging, duurde het nog zo’n twee, drie weken voor de eerste reacties binnenkwamen. Gelukkig stroomden de aanmeldingen vlak voor de sluitingsdatum binnen. Alle gesprekken voor de selectieprocedure moesten daardoor in korte tijd worden gepland en doorlopen, want wij wilden doortastend handelen, zodat de sollicitanten voor de zomerperiode wisten waar ze aan toe waren. Uiteindelijk bleven er vijf kandidaten over die aan het traineeship zijn begonnen.”

Inrichting van het traineeship
“Het traineeship omvat in principe drie keer acht maanden, eerst meekijken, dan gedeeltelijk zelf uitvoeren en daarna werken met gedeeltelijke eigen verantwoordelijkheid. De projecten en de opleiding zijn opgebouwd vanuit de gedachte: voordoen, meedoen, zelf doen. Wie sneller de materie oppakt, kan ook snel meedoen en zelf taken uitvoeren. De trainees bepalen zelf het tempo. Ze ervaren de theorie van aanbesteden in de praktijk en werken in overkoepelende opdrachten aan gezamenlijke thema’s zoals duurzaamheid en datagedreven inkoop,” vertelt Estivani Kemerink op Schiphorst. “De trainees rouleren tussen de vijf organisaties. Het traineeship wordt twee jaar aangeboden. Dit jaar wordt de aanpak geëvalueerd om structurele financiering te borgen. De aanpak kan een blauwdruk worden voor traineeships voor andere specialismen zoals bijvoorbeeld de functie van controller of jurist.”

“Het begint met de basis: wat heb je als trainee nodig om te begrijpen hoe je een inkoopproces doorloopt? We bieden ook maatwerk, want we letten op de ontwikkeling van de trainee en passen zo nodig het aanbod aan en zorgen dat ze gemotiveerd en geïnteresseerd blijven.”

Trainee Daniël Jannink onderschrijft dit. “In de opleiding maken we kennis met de best practices van elke organisatie. Dat zien we onder meer terug in de thema’s, waarbij steeds  de best practice van een van de vijf organisaties dient als uitgangspunt voor de rest.”

“Per organisatie volgen we een leerzame kennissessie. De opleiding is deels ingekocht bij de NEVI (Nederlandse Inkoopvereniging) en deels verzorgd door de eigen inkoopadviseurs. Hierdoor is een goede balans gevonden tussen externe en interne kennisopbouw. Het leidt tot opdrachten waar wij mee aan de slag gaan.”

Goede werksfeer
Daniël is enthousiast over zijn teamgenoten en de werksfeer. Ten tijde van dit interview werkt hij bij Gemeente Hengelo en voelt zich daar thuis. Ook bij de sociale activiteiten, sport en spel van de organisatie, wordt hij betrokken. “Leuke collega’s zijn net zo belangrijk als het werk,” zegt hij. “Daarnaast merk ik dat hier een goede balans is tussen dingen zelf doen, veel ervaren, leren en vragen mogen stellen. Als trainee ben je geen stagiair, je werkt echt mee en toch ben je niet volledig zelfstandig werknemer. Wij worden als trainees uitgedaagd om onze kennis en vaardigheden te ontwikkelen en toe te passen.”

Meer info tijdens Congres HRM in de Overheid
Tijdens het Congres HRM in de Overheid, op 18 april 2024, hoort u meer over dit bijzondere traineeship en de samenwerkende organisaties. In een discussiesessie vertellen Estivani Kemerink op Schiphorst en Daniël Jannink over hun ervaringen. Ook Miranda Grijsen, voorzitter inkooptraineeship regio Twente en Afdelingshoofd inkoop, Gemeente Enschede neemt deel aan deze sessie. De sessie wordt geleid door Antoinette Vriend.

Redactie: Hinke Wever